Cos’è il rimborso chilometrico e come si ottiene
Quando un’azienda non dispone di un parco auto da mettere a disposizione dei dipendenti o dei collaboratori per effettuare delle trasferte “fuori sede”, utilizza lo strumento del rimborso chilometrico, noto, secondo una dicitura più formale, come “calcolo dei costi chilometrici di esercizio”.
Non sarebbe più semplice dotare i suddetti di un’auto aziendale? Probabilmente sì ed infatti, negli anni passati, le flotte aziendali erano più numerose e più folte. Ma le recenti modifiche normative hanno reso sempre meno conveniente, per i datori di lavoro, il possesso di auto da dare in uso al dipendente, a causa della riduzione della quota detraibile dalle tasse.
Resta quindi in auge il sistema del rimborso chilometrico. Ma come funziona?
La sede della ditta come punto di partenza per il calcolo del rimborso
Il dipendente o il collaboratore di una ditta, in trasferta al di fuori del comune di riferimento, ha diritto a percepire un rimborso per ogni chilometro percorso dalla sede della ditta fino alla meta finale, e ritorno.
Per identificare il punto di partenza del viaggio farà riferimento l’indirizzo della sede aziendale, così come specificato nel contratto di assunzione o di collaborazione.
Nel caso in cui, invece, il soggetto parta dal proprio domicilio e il percorso casa – destinazione finale sia più lungo di quello sede di lavoro – destinazione finale, la parte eccedente è considerata remunerazione e in quanto tale imponibile, così come per le trasferte all’interno del comune.
Per entrare nello specifico, l’auto che verrà utilizzata per la trasferta fuori sede dovrà essere semplicemente nella disponibilità del lavoratore (quindi non necessariamente di sua proprietà).
Prima di procedere alla trasferta, bisognerà accertarsi che tutta la documentazione cartacea prevista sia in regola, come nel caso delle richieste che devono essere firmate dall’amministrazione o dal personale autorizzato. Questo è particolarmente importante, perché se un documento non dovesse essere in regola, non sarà possibile procedere alla richiesta del rimborso.
I costi proporzionali
Si calcolerà il numero di km percorsi per il viaggio in questione e per il calcolo del rimborso verranno utilizzate le tabelle ACI, che ogni anno, entro il 30 novembre, l’Automobile Club d’Italia deve comunicare all’Agenzia delle Entrate, la quale provvederà a pubblicarle in Gazzetta Ufficiale entro il 31 dicembre dell’anno in corso.
I regolamenti che normano la tassazione dei rimborsi chilometrici sono compresi all’interno del TUIR, il Testo Unico delle Imposte sui Redditi, agli articoli 51 e 95, oltre che in periodiche circolari emesse dall’Agenzia delle Entrate.
La ratio di queste leggi è quella di evitare, da una parte e dall’altra, gli abusi in materia, assicurando, allo stesso tempo, un equo compenso per il dipendente – collaboratore in trasferta.
Nel caso chi abbia effettuato la trasferta soggetta a rimborso chilometrico sia un lavoratore dipendente, la somma corrispondente sarà versata in busta paga.
Ma allora il rimborso è soggetto a tassazione?
Bisogna distinguere tra costi proporzionali e fringe benefit.
La parte relativa ai costi proporzionali non è tassata, in quanto si tratta di un indennizzo di una spesa che il lavoratore ha già effettuato e non di una remunerazione.
I fringe benefit, o benefici marginali, invece, sono assimilati ad una remunerazione e, di conseguenza, tassati: è il caso, ad esempio, del costo dell’assicurazione auto e delle imposte diverse.
Le tabelle per il calcolo del rimborso chilometrico
Come funzionano le tabelle dell’ACI per il calcolo del rimborso chilometrico?
Per ogni tipologia di vettura esiste una tabella specifica.
Nel caso delle auto alimentate a benzina, sono previste delle fasce chilometriche di riferimento di 5.000 km l’una, fino ad un massimo di 50.000 km l’anno. Per le auto diesel, le fasce sono di 10.000 km e arrivano fino a 100.000 km l’anno.
Per chi usi mezzi a due ruote, le fasce sono da 2.500 km ed arrivano a coprire una percorrenza massima annuale di 25.000 km.
Infine, per i furgoni, le fasce sono di 10.000 km e i rimborsi vanno da un minimo di 20.000 km ad un massimo di 90.000 km.